Arbeitgeber führen KI flächendeckend ein, um Personalkosten zu sparen. Einen besonders dreisten Versuch hat nun das LAG Schleswig-Holstein abgewehrt: Auch wenn der Arbeitgeber für die Arbeit des Betriebsrats Laptops, Diktiersoftware und KI zur Verfügung stellt, kann dies erforderliches Büropersonal für den Betriebsrat nicht ersetzen. Der Anspruch aus § 40 Abs. 2 BetrVG kann allenfalls etwas kleiner ausfallen.
Der Fall
Die Arbeitgeberin ist ein wachsendes Wehrtechnikunternehmen mit vollen Auftragsbüchern für die nächsten Jahre und 932 Beschäftigten, Tendenz deutlich steigend. Die Geschäftsführung des Unternehmens verfügt über eine Büroassistenz in Vollzeit (36 Wochenstunden). Dem 13-köpfigen Betriebsrat, zwei Freistellungen nach § 38 BetrVG, wollte die Arbeitgeberin freiwillig keine Büroassistenz gewähren.
Alle Betriebsratsmitglieder sind mit einem eigenen Laptop ausgestattet. Der Betriebsrat selbst verfügt über einen Farblaserdrucker, eine Digitalfotokamera, drei Festnetztelefone sowie ein iPhone, welches über eine Diktierfunktion verfügt.
Nur der Vorsitzende, sein Stellvertreter sowie die Schriftführerin verfügen über einen kaufmännischen Hintergrund. Die anderen Mitglieder sind im gewerblichen Bereich beschäftigt.
Der Betriebsrat führt wöchentlich eine Sitzung durch und hat folgende Ausschüsse errichtet: Betriebsausschuss, Personalausschuss, Ausschuss für Arbeitssicherheit und Gesundheit, Ausschuss für IT und Datenschutz, Wirtschaftsausschuss sowie einen Ausschuss für das betriebliche Verbesserungswesen. Des Weiteren finden wöchentlichen Jour fixe mit HR und Monatsgespräche mit der Geschäftsführung statt, die die Schriftführerin des Betriebsrats live protokolliert.
Der Betriebsrat beschloss im Oktober 2023, die Arbeitgeberin aufzufordern, ihm Büropersonal im Umfang von 42 Wochenstunden zur Verfügung zu stellen. Der Arbeitgeberin schlüsselte er seinen geschätzten Bedarf sehr genau auf und begründete dies inhaltlich. Im Wesentlichen benötigte er die Büroassistenz für die Protokollführung (ca. 17 h), das Führen und Ausfertigen von Korrespondenzen (12,5 h), die interne Organisation im Betriebsrat und aller Ausschüsse, einschließlich der Terminkoordination (8 h sowie als Ansprechpartner:in für Anfragen aus der Belegschaft (5 h).
Die Arbeitgeberin verweigerte dem Betriebsrat Büropersonal kategorisch mit der Begründung, der Betriebsrat habe lediglich originäre Betriebsratstätigkeiten aufgelistet. Außerdem habe sie dem Betriebsrat technische Hilfsmittel zur Verfügung gestellt, Büropersonal werde dadurch überflüssig.
Sowohl das ArbG Flensburg als auch das LAG Schleswig-Holstein gewährten dem Betriebsrat Büropersonal im Umfang von 27 Wochenstunden.
Die Entscheidung
Das LAG wendet die BAG-Rechtsprechung zu § 40 Abs. 2 BetrVG konsequent an: Der Betriebsrat entscheidet grundsätzlich selbst, wie er seine Geschäftsführung organisiert und welche laufenden Büroarbeiten er delegiert.
Sein Spielraum hierzu wird ihm lediglich durch den Grundsatz der Erforderlichkeit begrenzt: Aus Sicht eines objektiven Dritten muss die gewählte Organisation zu Aufgaben und Kosten in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Grundsätzlich berücksichtigungsfähig sind die betrieblichen Verhältnisse im Allgemeinen, insbesondere die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, die Ausstattung der Geschäftsführung sowie die technischen Ausstattungen des Betriebsrats.
Wenn die Arbeitgeberin dem Betriebsrat umfassend technische Hilfsmittel und KI-Systeme zur Verfügung stellt, wird sich dadurch der Umfang manueller Tätigkeiten im Büro reduzieren, jedoch nicht beseitigen lassen.
Gerade das Anfertigen von Live-Protokollen während der Sitzungen durch Büropersonal, damit alle gewählten Mitglieder uneingeschränkt inhaltlich an der Diskussion teilnehmen können, überzeugte das LAG als erforderlich. Auch das inhaltliche Prüfen von Protokollen bedarf trotz aller Hilfsmittel wie Diktiersoftware und KI-Zusammenfassungen eines menschlichen Aufwandes.
Das LAG folgte dem Betriebsrat lediglich nicht darin, dass das Büropersonal Anfragen aus der Belegschaft entgegennehmen solle, denn die Behandlung solcher Anfragen setzte betriebsverfassungsrechtliche Kenntnisse voraus, welche nur durch die Mitglieder selbst wahrgenommen werden können.
Wichtige Aspekte für Betriebsräte
Das LAG unterstreicht die überwiegende Linie der Rechtsprechung, dass der Betriebsrat alle Tätigkeiten auf Büropersonal delegieren kann, die der Bewältigung der inneren und äußeren organisatorischen wie auch verwaltungsmäßigen Aufgaben dienen. Dies gilt für Tätigkeiten, die keinen gesonderten Beschluss des Gremiums voraussetzen, weil sie nicht die unmittelbare Ausübung von Mitbestimmungsrechten darstellen.
1. Typische Tätigkeiten von Büropersonal des Betriebsrats
Typische Tätigkeiten für Büropersonal des Betriebsrats sind die Vorbereitung beabsichtigter Beschlüsse sowie von Betriebsratssitzungen, die Einholung von Auskünften, die Beschaffung von Unterlagen, die Erstellung von Betriebsvereinbarungsentwürfen, gegebenenfalls die Durchführung von Beschlüssen des Betriebsrats, die Entgegennahme von Anträgen der Arbeitnehmer:innen, Voruntersuchungen über die Berechtigung von Beschwerden oder Anregungen, die Vorbereitung der Betriebs- und Abteilungsversammlungen sowie anfallender Schriftwechsel, sämtliche Terminkoordination des Gremiums und seiner Ausschüsse intern wie extern, dazu zählt auch die Organisation aller Betriebsversammlungen, Schulungen, Sitzungen und Besprechungen mit anderen Vertretungen sowie dem Unternehmen.
Gerade bei der Entgegennahme von Anliegen aus der Belegschaft ist die Abgrenzung in der Praxis zwischen administrativen und mitbestimmungsrechtlichen Tätigkeiten fließend. Hier ist das LAG zu restriktiv, denn die Entgegennahme von Beschwerden hat das BAG bereits als Aufgabe des Büropersonals anerkannt.
2. Beurteilungszeitpunkt nicht überzeugend
Nicht überzeugend ist, dass das LAG seinen maßgeblichen Beurteilungszeitpunkt auf den Zeitpunkt der Beschlussfassung im Gremium (hier Oktober 2023) und nicht der mündlichen Verhandlung (hier September 2025) – so ein allgemeiner prozessualer Grundsatz – abstellt. So werden Betriebsräte gezwungen, bei Änderungen neue Beschlüsse zu fassen und das Verfahren ins Leere laufen lassen zu müssen. Hier hätte der Betriebsrat wohl einen neuen Beschluss kurz vor dem Kammertermin fassen und seinen (wiederholten) Antrag hierauf stützen können. Das ist nicht geschehen.
3. Darlegungslast für Betriebsrat bewältigbar
Im Übrigen zeigt diese Entscheidung sehr schön, dass Gerichte von den Parteien, insbesondere dem antragstellenden Betriebsrat, minutiöseste sachliche Begründungen zu einzelnen Tätigkeiten und ihrem zeitlichen Umfang erwarten, in der eigenen Begründungstiefe ihrer richterlichen Schätzung sich jedoch einen erheblich großzügigeren Maßstab erlauben. Dennoch überspannt das LAG hier die Anforderungen an die Darlegungslast nicht. Es unterstreicht damit, dass Betriebsräte vor allem ihre zeitlichen Schätzungen zu den einzelnen Tätigkeiten in solchen Prozessen auf eigene Zeiterfassungen der Vergangenheit solide stützen können. Auch aggregierte Schätzwerte hält das Gericht für zulässig.
4. Prozesstaktische Verteidigung der Arbeitgeberin
Die kategorische Verweigerungshaltung der Arbeitgeberin – selbst noch vor dem LAG – ist prozesstaktisch geschickt und darf deswegen erwähnt werden: Sie behauptet prozessual nicht mehr, der Betriebsrat habe keinerlei Anspruch auf Büropersonal. Stattdessen verlegt sie ihre kategoriale Verweigerungshaltung maßgeblich auf eine rein passive, prozessuale Argumentation: Der Betriebsrat habe seinen Anspruch „nicht ausreichend“, „nicht nachvollziehbar“, „nicht hinreichend substantiiert“, „widersprüchlich“, „unplausibel“ oder „lückenhaft“ begründet. Für den antragstellenden Betriebsrat ist es eher ein positives Signal, dass der Arbeitgeberin Gegenargumente fehlen. Nun muss er nur noch den Richter von seinen Schätzungen überzeugen.
5. Verhältnis von technischer und personeller Ausstattung
Positiv hervorzuheben ist, dass das LAG erkennt, dass der Anspruch des Betriebsrats aus § 40 Abs. 2 BetrVG sich kumulativ auf technische und personelle Ausstattung richtet. Der Betriebsrat muss sich nicht zwischen beiden entscheiden.
Dennoch kann und wird sich der Aufwand jedenfalls klassischer Bürotätigkeiten im Betriebsrat mit fortschreitender Digitalisierung zunehmend verringern. Davor werden auch Betriebsräte die Augen nicht verschließen können. Stattdessen können und sollten sie darlegen, welche zusätzlichen inhaltlichen Aufgaben sie in der durch den Fortfall der repetitiven Tätigkeiten frei werdenden Zeit übernehmen und welche zusätzlichen administrativen Tätigkeiten hiermit für das Büropersonal verbunden sind. Vor allem die Vorbereitung von zunehmend erforderlichen Einsichten des Betriebsrats in Berechtigungskonzepte zu IT-Systemen, das Jonglieren mit zunehmend mehr digital einsehbaren Kalendern und Mailboxen, das Anwachsen von Schulungen und Workshops in einer sich immer schneller wandelnden betrieblichen KI-Wirklichkeit, die Vorbereitung der Prüfung von KI-Modellen auf Bias-Effekte sowie deren Trainingsdaten kommen als zusätzliche Anforderungen auf Büroassistenzen der Betriebsräte zu.
Fazit
Das LAG arbeitet zutreffend heraus, dass Digitalisierung und KI den Anspruch des Betriebsrats auf Büropersonal nicht überflüssig werden lassen. Doch führen sie dazu, dass der prozessuale Darlegungsaufwand des Betriebsrats, Büropersonal für manuelle Tätigkeiten einzuklagen, sich dort erhöht, wo die manuellen Tätigkeiten ohne jede Einschränkung auch digital oder durch eine (datenschutzkonforme) KI erledigt werden können. Mit dieser Entwicklung können Betriebsräte sehr gut leben.